6 - 8 września 2024
MPN HORIZONS
lokalizacja: Warszawa

70

uczestników

26

narodowości

3

dni wydarzenia

9

miesięcy przygotowań

Case Study: MPN Horizons 2024 – Wspieranie Globalnej Wspólnoty w Walce z Rzadkim Rodzajem Raka (nowotworami mieloproliferacyjnymi)

MPN Horizons to coroczna konferencja organizowana przez MPN Advocates Network, globalną organizację wspierającą pacjentów z nowotworami mieloproliferacyjnymi (MPNs). Szacowany roczny wskaźnik zapadalności na ten typ raka wynosi 2,17 przypadków na 100 000 populacji.

Wydarzenie z roku na rok staje się coraz większą platformą wymiany wiedzy, współpracy oraz edukacji między pacjentami, opiekunami, specjalistami medycznymi i partnerami branżowymi. Edycja 2024 odbyła się w dniach 6-8 września w Warszawie i zgromadziła uczestników z całego świata, zarówno osobiście, jak i online.

Naszym zadaniem było kompleksowe wsparcie organizatorów – od procesu kreacji wydarzenia, przez logistykę uczestników, aż po obsługę technologiczną i audiowizualną. Koordynowaliśmy każdy etap realizacji, dbając o detale, które miały kluczowe znaczenie dla sukcesu tak wielowymiarowego i międzynarodowego projektu.

Zakres działań

Realizacja MPN Horizons 2024 wymagało wszechstronnego zaangażowania i dopracowania szczegółów w wielu obszarach, które umożliwiły przeprowadzenie konferencji w formacie hybrydowym. Kluczowe elementy naszego wsparcia obejmowały:

  • Proces kreacji wydarzenia: Wspólnie z organizatorami opracowaliśmy koncepcję konferencji, która łączyła międzynarodową skalę wydarzenia z jego misją edukacyjną i integracyjną. Zapewniliśmy spójność wizualną i funkcjonalną całego wydarzenia.
  • Logistyka i koordynacja uczestników: Odpowiedzialni byliśmy za organizację przylotów gości z różnych części świata, w tym ich transferów na miejsce wydarzenia. Dbałość o szczegóły i dopasowanie do indywidualnych potrzeb uczestników pozwoliły na stworzenie komfortowego i sprawnie działającego zaplecza logistycznego.
  • Koordynacja wydarzenia: Nasz zespół odpowiadał za płynny przebieg konferencji, łącząc logistykę, harmonogramy wystąpień oraz interakcje między uczestnikami obecnymi na miejscu i tymi online.
  • Obsługa audiowizualna: Wykorzystaliśmy zaawansowane technologie, w tym:
    • Ekran LED o wyjątkowo dużych wymiarach idealnie dopasowany do przestrzeni konferencyjnej, co umożliwiło wyraźną prezentację treści i materiałów edukacyjnych.
    • Systemy bezprzewodowych multifonów, które zapewniły uczestnikom możliwość interakcji i debaty.
    • Łączenie online w celu umożliwienia udziału gości z odległych zakątków świata. Stabilne połączenie i sprawny system transmisji pozwoliły na aktywne uczestnictwo osób biorących udział zdalnie.
    • X (Twitter)  Wall – Integracja uczestników online i offline w czasie rzeczywistym i poszerzanie zasięgów debaty.

X (Twitter) Wall – Integracja uczestników online i offline w czasie rzeczywistym i poszerzanie zasięgów debaty.

W ramach wydarzenia MPN Horizons 2024 zapewniliśmy system do X (Twitter) Walla, który umożliwił uczestnikom – zarówno obecnym na miejscu, jak i tym online – wymianę opinii, spostrzeżeń i reakcji w czasie rzeczywistym.

Dzięki dynamicznemu wyświetlaniu tweetów na ekranie LED, Twitter Wall stał się interaktywnym łącznikiem między uczestnikami, tworząc przestrzeń do debaty, dyskusji i wymiany doświadczeń. Funkcjonalność ta:

  • Zwiększyła zaangażowanie uczestników, pozwalając im aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu poprzez publikowanie komentarzy, zdjęć i zadawanie pytań.
  • Wzmocniła atmosferę współpracy i otwartości, podkreślając globalny charakter konferencji.
  • Zintegrowała format hybrydowy, łącząc świat offline i online w jedną, spójną platformę komunikacyjną.
  • Zwiększyła zasięgi, docierając do wielu użytkowników tej popularnej platformy

X (Twitter) Wall okazał się skutecznym narzędziem do budowania zasięgów debaty, zaangażowania i interakcji, wprowadzając dodatkowy wymiar do wydarzenia i umożliwiając uczestnikom jeszcze głębsze doświadczenie konferencji.

Cel wydarzenia

Głównym celem konferencji była wymiana wiedzy na temat leczenia rzadkiego rodzaju raka – nowotworów mieloproliferacyjnych (MPNs). Program wydarzenia skupiał się na:

  • Podnoszeniu świadomości na temat choroby i dostępnych terapii.
  • Wymianę wiedzy  między pacjentami, lekarzami i  środowiskiem medycznym oraz przedstawicielami branży farmaceutycznej.
  • Wsparciu edukacji poprzez prelekcje, warsztaty oraz dyskusje panelowe z udziałem ekspertów.

Promowanie współpracy międzynarodowej w zakresie badań, leczenia i wsparcia pacjentów.

Wyjątkowość wydarzenia

MPN Horizons 2024 wyróżniało się swoją globalną skalą i zaawansowaną organizacją logistyczną i technologiczną. Dzięki hybrydowej formule udało się połączyć różne części świata w jedno miejsce – Warszawę, która na trzy dni stała się centrum wymiany wiedzy i doświadczeń na temat  nowotworów mieloproliferacyjnych, tworząc prawdziwie międzynarodową społeczność. Innowacyjne technologie pozwoliły na pełną interakcję między uczestnikami, niezależnie od ich lokalizacji.

Rezultat

Konferencja okazała się ogromnym sukcesem, zdobywając uznanie uczestników i organizatorów za wysoką jakość merytoryczną, technologiczną i logistyczną. Prezentacje i panele dyskusyjne zyskały wysokie oceny za merytorykę i organizację techniczną. Wydarzenie umożliwiło uczestnikom nawiązanie nowych kontaktów, wymianę doświadczeń i zdobycie wiedzy, która wpłynie na dalszy rozwój działań w obszarze leczenia tej rzadkiej odmiany nowotworów.

Kontynuacja

Po sukcesie warszawskiej edycji, MPN Horizons zapowiedziało swoją kolejną konferencję na rok 2025, która odbędzie się w Bukareszcie, Rumunii. Jesteśmy dumni, że mogliśmy być częścią tego wyjątkowego projektu i przyczynić się do jego międzynarodowego sukcesu wyznaczając nowe standardy w organizacji wydarzeń w tej grupie.

Ten case study podkreśla nasze doświadczenie w realizacji i  organizacji skomplikowanych międzynarodowych wydarzeń o wysokim stopniu złożoności we współpracy z organizacjami działającymi na rzecz ważnych celów społecznych.